De ce să muți manual aceleași informații dintr-un program în altul, când sistemele pe care le folosesc antreprenorul și contabilul pot comunica automat între ele?
Există un ritual pe care mulți antreprenori români îl cunosc foarte bine. Se apropie finalul lunii și începe pregătirea pentru contabilitate: facturi verificate, documente căutate, încasări confruntate și inevitabilele întrebări de tipul „Ți-am trimis factura de la furnizorul X?”, „Ai primit toate documentele?” sau „Mai ai nevoie de ceva de la mine?”.
Niciuna dintre aceste operațiuni nu pare complicată luată separat. Dificultatea apare din faptul că se repetă lună de lună, iar o mare parte din informație există deja în sistemele firmei. Antreprenorul a înregistrat clientul, a emis factura, a urmărit încasarea sau a primit documentul de la furnizor, iar apoi aceleași date trebuie să ajungă și în programul folosit de contabil.
Așa apare una dintre cele mai puțin vizibile forme de ineficiență dintr-o afacere: munca făcută de două ori. Nu pentru că antreprenorul sau contabilul lucrează greșit, ci pentru că, atunci când sistemele nu comunică între ele, cineva trebuie să transporte informația dintr-un loc în altul.
Dar dacă programele pot face singure o parte din acest drum?
1. De la facturare la contabilitate, fără dosare și fără aceleași date introduse de două ori
Pentru un antreprenor, relația cu zona financiar-contabilă este o parte firească a administrării unei firme. Facturile trebuie înregistrate, încasările urmărite, documentele păstrate, iar informațiile financiare trebuie să fie corecte. Există însă o diferență importantă între munca necesară și munca administrativă creată în jurul ei.
Să emiți o factură este necesar. Să introduci din nou aceleași informații într-un alt sistem înseamnă însă muncă administrativă în plus, care nu aduce valoare pentru business. Să înregistrezi documentele furnizorilor este necesar. Să muți manual informațiile dintr-un program în altul, doar pentru ca acestea să ajungă unde trebuie, este un pas administrativ care poate fi redus prin automatizare.
În multe firme mici, asemenea operațiuni au devenit atât de obișnuite încât sunt pur și simplu parte din rutina de final de lună.
Întrebarea utilă pentru antreprenor este însă alta: cât din ceea ce facem astăzi manual pentru a transmite informațiile către contabilitate mai trebuie, de fapt, făcut manual?
2. Antreprenorul și contabilul au nevoie de sisteme care lucrează împreună
Într-o firmă mică sau mijlocie, relația cu contabilul este una dintre cele mai importante relații profesionale. Contabilul lucrează cu o parte esențială din informațiile businessului, iar antreprenorul se bazează pe expertiza sa și pe corectitudinea evidențelor financiar-contabile.
Cu toate acestea, modul în care circulă informația între cei doi poate rămâne surprinzător de manual. Antreprenorul lucrează într-un program de facturare, contabilul lucrează în programul de contabilitate, iar între cele două apar emailuri, documente, fișiere, verificări, telefoane și mesaje.
Fiecare își face partea de lucru, dar între cele două sisteme rămân operațiuni administrative care trebuie gestionate manual.
Aici apare diferența pe care o poate face o integrare automată. În loc ca antreprenorul sau contabilul să transporte de fiecare dată informația dintr-un sistem în altul, datele pot circula automat între programele pe care aceștia le folosesc deja.
Este și diferența dintre a digitaliza un proces și a-l automatiza. Digitalizarea înseamnă că factura nu mai stă într-un dosar, ci într-un sistem. Automatizarea începe atunci când nu mai trebuie să iei informația digitală dintr-un loc și să o muți manual în altul.
3. „Trimite-mi actele” poate deveni mai degrabă excepția decât rutina
Emailul a rezolvat enorm de multe probleme în relația dintre antreprenor și contabil. Dar a creat și impresia că orice proces care se desfășoară prin email este unul eficient.
Dacă la finalul fiecărei luni cauți documente, le descarci, le grupezi și le trimiți contabilului, ai digitalizat modul în care sunt transportate. Procesul din spate poate fi însă în continuare manual.
Același lucru se întâmplă dacă informația ajunge la contabil, dar trebuie apoi introdusă din nou în programul de contabilitate. Datele au călătorit digital, însă munca repetitivă nu a dispărut.
Într-un proces automatizat, întrebări precum „Ai primit factura?” sau „Ți-am trimis documentele?” ar trebui să apară din ce în ce mai rar. Nu pentru că antreprenorul și contabilul trebuie să comunice mai puțin, ci pentru că nu mai este nevoie ca timpul lor să fie consumat de verificări pe care sistemele le pot face automat.
Iar timpul câștigat poate rămâne pentru discuțiile în care expertiza contabilului contează cu adevărat.
4. Mai puțină introducere manuală a datelor, mai puține ocazii de eroare
Munca manuală repetitivă nu consumă doar timp. Creează și mai multe momente în care o informație poate fi introdusă greșit.
O cifră, un client, un produs, o factură sau o încasare. Nicio eroare nu trebuie să fie spectaculoasă pentru a consuma timp. Uneori înseamnă doar o verificare în plus, un mesaj, o corecție sau încă un telefon între antreprenor și contabil.
Luate separat, par câteva minute. Înmulțite cu numărul de documente și cu lunile unui an, lucrurile încep să arate diferit.
De aceea, unul dintre beneficiile importante ale automatizării este reducerea numărului de situații în care aceeași informație trebuie reintrodusă și reverificată. Cu cât datele circulă mai mult automat între sisteme și sunt reintroduse manual mai rar, cu atât scade volumul operațiunilor administrative asociate lor. Nu este vorba doar despre viteză. Este vorba despre un proces mai simplu.
5. Mai puțin timp pentru administrarea documentelor, mai mult pentru expertiza contabilului
Există și o altă perspectivă asupra automatizării: timpul contabilului.
Dacă o mare parte din relația dintre firmă și contabilitate înseamnă documente lipsă, informații transmise manual, verificări și clarificări administrative, o parte din timpul unui profesionist cu expertiză financiar-contabilă este consumată de sarcini care pot fi simplificate cu ajutorul tehnologiei.
Pentru un antreprenor, valoarea expertizei contabilului devine și mai vizibilă atunci când conversația poate trece de la „Unde este factura?” sau „Mi-ai trimis documentul?” la întrebări mai importante pentru business: Cum arată situația firmei? Ce implicații fiscale trebuie avute în vedere? Ce obligații urmează? Ce decizii trebuie pregătite?
Automatizarea nu face relația dintre antreprenor și contabil mai puțin importantă. Din contră, poate elimina o parte din zgomotul administrativ dintre ei, astfel încât timpul petrecut împreună să fie folosit mai bine.
6. Integrarea automată înseamnă mai mult decât un export de date
Când auzim „integrare între două programe”, este ușor să ne imaginăm un fișier exportat dintr-o aplicație și importat în alta. Dar pentru antreprenor, valoarea reală apare atunci când intervenția manuală dintre cele două sisteme este redusă.
O factură care există deja într-un sistem nu ar trebui introdusă din nou, fără să fie necesar, în altul. O încasare deja înregistrată nu ar trebui verificată încă o dată doar pentru că informația trebuie să ajungă și în contabilitate. Iar datele pe care firma le folosește în activitatea de zi cu zi nu ar trebui recreate de fiecare dată când trec dintr-un program în altul.
De aceea, o întrebare bună atunci când evaluezi o integrare nu este doar „Ce date pot transfera?”, ci și:
„De câte ori mai trebuie să intervin eu după ce informația există deja într-unul dintre sisteme?”
Cu cât sunt necesare mai puține intervenții manuale, cu atât integrarea își face mai bine treaba.
7. Ce face integrarea automată FGO–SAGA?
Integrarea automată dintre FGO și SAGA permite datelor să circule între cele două sisteme fără ca aceleași date să fie introduse din nou, manual. Cele două aplicații pot comunica și sincroniza datele folosite în activitatea firmei.
Facturile emise, încasările și facturile de la furnizori din FGO pot fi preluate direct în SAGA, fără reintroducerea manuală a datelor. În sens invers, din SAGA pot fi sincronizate în FGO informații precum clienții, produsele și serviciile, stocurile sau angajații, în funcție de datele folosite de companie.
Pentru antreprenor și contabil, beneficiul este concret: mai puține fișiere de pregătit și transferat, mai puține informații de reintrodus și mai puține operațiuni administrative între facturare și contabilitate.
O informație introdusă deja nu mai trebuie tratată de fiecare dată ca un document care trebuie mutat manual sau transmis mai departe. Antreprenorul nu mai trebuie să fie permanent intermediarul dintre programul în care își gestionează activitatea și programul în care contabilul lucrează cu datele firmei.
Integrarea automată FGO–SAGA face ca informația să poată circula între cele două sisteme, reducând munca manuală necesară transferului de date dintre facturare și contabilitate.
Iar aceasta este, de fapt, automatizarea pe care o simți în activitatea de zi cu zi: nu un buton în plus pe care să îl apeși, ci câteva operațiuni în minus de făcut.
8. Automatizarea bună este cea pe care, după un timp, nu o mai observi
Unele tehnologii impresionează prin numărul de funcționalități. Cele mai utile pentru o afacere sunt însă, de multe ori, cele care fac să dispară lucruri din rutina zilnică.
Un document pe care nu mai trebuie să îl muți manual. O informație pe care nu mai trebuie să o introduci a doua oară. O verificare care nu mai este necesară. Un mesaj pe care nu mai trebuie să îl trimiți contabilului doar pentru a confirma că datele au ajuns unde trebuie.
Niciuna dintre aceste schimbări nu pare spectaculoasă luată separat. Împreună însă pot schimba modul în care funcționează administrativ o firmă.
Pentru antreprenorul român, automatizarea nu trebuie să însemne proiecte IT complicate sau „transformare digitală” prezentată în zeci de slide-uri. Uneori începe mult mai simplu: programul pe care îl folosești pentru facturare și administrare financiară comunică automat cu programul în care lucrează contabilul tău.
Și, în loc ca tu să faci legătura dintre ele, o face integrarea.
Testul muncii făcute de două ori
Dacă vrei să vezi unde mai există loc pentru automatizare în fluxul de informații dintre afacerea ta și contabilitate, uită-te la o lună obișnuită și pune-ți trei întrebări:
Ce informații introducem de mai multe ori în sisteme diferite?
Ce date sau documente mutăm manual dintr-un loc în altul, deși există deja în format digital?
Despre ce lucruri discutăm lunar cu contabilul doar pentru a verifica dacă informația a ajuns unde trebuie?
Răspunsurile îți arată unde se ascunde munca administrativă pe care, în timp, ai ajuns să o consideri normală.
Dacă folosești FGO, iar contabilul tău lucrează în SAGA, integrarea automată dintre cele două sisteme poate elimina o parte din acest drum administrativ. Facturile, încasările și celelalte informații necesare pot circula între FGO și SAGA fără ca fiecare pas să depindă de mutarea manuală a datelor. Descoperă integrarea automată FGO–SAGA.
Lasă un răspuns