Poti adauga rapid contracte,oferte sau alte documente, folosind modelele existente. In FGO ai peste 100 de modele din care sa alegi si, in plus, poti crea propriile modele.
Fiecare model are marcate corespunzator variabilele (informatiile care se modifica de la un contract la altul), astfel incat completarea datelor va fi foarte usoara si rapida.
Accesare: in meniul lateral vei gasi paginile Contracte, Oferte, Documente si Modele. In pagina modele iti poti crea modelele proprii pe care doresti sa le utilizezi. In acelasi timp, poti modifica direct un model predefinit.
Acceseaza pagina Meniu - Setari - Contracte si apasa pe fiecare dintre cele trei cartonase pentru a personaliza aspectul PDF-ului:
- introduci datele firmei sau textul pe care il doresti afisat in antet;
- adaugi logo si/sau watermark;
- optezi pentru afisarea paginatiei.
Ca si in cazul contractelor sau ofertelor, daca ai nevoie de un document specific care nu se regaseste printre modelele predefinite, ai posibilitatea de a crea propriile modele.
Exemple de documente:
- imputernicire generica
- imputernicire utilizare autovehicul
- cerere concediu
- borderou de achizitii
- etc.
Din meniul lateral, acceseaza pagina dorita: Contracte, Oferte sau Documente.
Apasa butonul Adauga, selecteaza modelul si clientul, dupa caz. Apasa butonul Salveaza.
Dupa salvare se va deschide automat forma de editare. In chenarul din partea stanga sunt afisate variabilele definite in model.
Variabilele recunoscute de sistem se completeaza automat, daca exista aceste informatii in solutie.
Legenda culori variabile:
informatii precompletate automat
campul (variabila) selectata in chenarul cu variabile
variabilele necompletate inca
Cand ai terminat, apasa Salveaza. Contractul tau e gata! Il poti descarca in format Word (editabil) sau PDF, sau il trimiti direct pe emailul clientului.
Inapoi sus
Modifica textul documentului - poti adapta textul modelului; modificarile efectuate se pastreaza doar in documentul actual, nu se va modifica modelul original;
Descarca in format PDF - pentru personalizarea fisierului PDF, acceseaza pagina Setari - Contracte; Vezi cum
Descarca in format Word - elementele de personalizare (din Setari - Contracte) nu se afiseaza in documentul de tip Word;
Printeaza documentul
Trimite documentul pe email - introduci adresa de email in fereastra care apare; se va trimite un email cu fisierul PDF;
Partajeaza documentul - poti colabora cu alte persoane pentru completarea documentelor, ofertelor si contractelor; introduci adresa de email in fereastra care apare si se va trimite automat un email cu linkul la care poate fi accesat contractul; Persoana care detine linkul va putea modifica doar variabilele din document; Dupa salvare, informatiile vor fi actualizate automat si in contul tau;
Idee de utilizare: atunci cand nu cunosti toate datele unui client, ii poti partaja contractul pentru a completa singur informatiile lipsa.
Previzualizeaza fisierul PDF
Un model contine textul propriu zis al documentului, iar datele variabile (ex: numele si datele clientului, data, pret, numele imputernicitului etc.) sunt marcate corespunzator, pentru a asigura o inlocuire rapida si facila.
In FGO gasesti numeroase modele de contracte, oferte si documente predefinite, pe care le poti modifica si adapta nevoilor tale. Modelele pe care le modifici se salveaza automat in modele proprii, pentru a-ti fi cat mai usor sa le identifici ulterior. In plus, poti crea propriile modele de contracte, oferte si documente.
Variabilele unui document se marcheaza prin paranteze patrate duble. Exemplu: [[Nume Firma]], [[Adresa Firma]] etc. Exista o serie de variabile "de sistem", pe care solutia FGO le recunoaste si le inlocuieste automat atunci cand aceste informatii sunt salvate. Citeste despre variabile
Atunci cand, de exemplu, intocmesti un contract nou, vei alege unul dintre modelele de contracte existente, pentru care vei putea inlocui rapid variabilele cu informatiile corespunzatoare.
Inapoi susAcceseaza pagina Modele.
Pentru o evidenta facila, modelele sunt impartite in doua categorii: Modele proprii si Modele predefinite FGO (poti edita si adapta modelele predefinite; se vor salva automat in modele proprii).
In fiecare categorie accesata vei gasi butonul "Adauga" pentru crearea unui nou model de oferta, contract sau alt tip de document.
1. Completezi numele modelului.
2. Introduci textul (poti folosi functia copy-paste).
3. Marchezi datele variabile cu paranteze patrate duble [[Exemplu]] sau folosesti butonul "Insereaza variabile" pentru a introduce variabile recunoscute de solutia FGO.
4. Apesi butonul Salveaza.
Vei putea utiliza noul model creat atunci cand adaugi documente (se va afisa automat in lista de modele disponibile).
Extra: crearea unui model de contract pe capitole
Atunci cand creezi un model de contract, poti alege adaugarea unui model simplu (la fel ca mai sus), sau crearea unui model pe capitole. Ecranul de adaugare este deja structurat pe capitole, acestea putand fi editate, sterse sau repozitionate ca ordine. In fiecare capitol poti adauga mai multe articole.
Variabilele sunt informatiile care se modifica de la un document (contract, oferta sau alt tip de document) la altul, cum sunt clientul, pretul, data contractului etc.
In textul din model, variabilele sunt marcate prin paranteze patrate duble [[Exemplu]]. Solutia FGO recunoaste variabilele astfel scrise, pe care le va evidentia la emiterea unui nou document, ajutand la o completare rapida si facila. In plus, exista o serie de variabile de sistem care se precompleteaza automat, atunci cand informatiile exista salvate in contul tau FGO.
Pentru a introduce variabile de sistem in modelul documentului, foloseste butonul "Insereaza variabile" pe care il ai la dispozitie atunci cand adaugi/editezi un model.
